Quais os principais erros contábeis cometidos pelas empresas?

A contabilidade está para as empresas assim como a medicina está para a saúde. Ela é o coração de uma empresa e qualquer erro neste setor pode custar o patrimônio do empreendedor. Além de imprescindível perante as exigências legais e fiscais do país, a contabilidade é aliado estratégico dentro das corporações, já que reúne informações valiosas para a tomada de decisões estratégicas, como investimentos ou aplicações.

E sai na frente quem possui os recursos para uma contabilidade mais precisa e em conformidade com a volátil legislação tributária brasileira, única maneira de evitar que as empresas atendidas se exponham a riscos como problemas com o Fisco, processos trabalhistas, entre outros.
Separamos os quatro erros contábeis mais cometidos pelas empresas e fique atento quando escolher os serviços de algum escritório de contabilidade.

Erro na agenda de pagamentos

A saúde contábil de uma empresa engloba uma série de fluxos, entre eles os pagamentos de tributos e de funcionários nas datas precisas. A falta de uma organização interna nos lançamentos, na geração de guias de pagamentos ou a incidência de atrasos e omissões de pagamentos importantes gera problemas facilmente evitáveis. Assim, a exatidão nos lançamentos e o cuidado com os prazos são essenciais. Um sistema de contabilidade que integre lançamentos diversos com folha de pagamentos, a escrituração fiscal e o controle patrimonial é uma boa alternativa para evitar esse tipo de equívoco.

Desorganização dos arquivos contábeis   

Tudo o que é declarado na contabilidade deve ser potencialmente provado. Para isso, a organização de notas e documentos fiscais é imprescindível. Ter esses documentos arquivados em versão digital evita erros como duplicidade ou omissão de lançamentos, divergências nos valores lançados ou mesmo inversão e trocas de contas. Esses cuidados resguardam a empresa de multas de fiscalização por divergências.

Violação dos princípios da contabilidade

O respeito aos princípios da contabilidade é o que garante a uniformidade dos processos contábeis para todas as empresas. Porém, alguns contadores e escritórios de contabilidade ainda cometem erros ao violar esses princípios, quando supervalorizam os ativos, por exemplo. Esse erro, que fere o princípio de prudência, pode gerar uma interpretação falsa do patrimônio da empresa, levando-a a decisões estratégicas prejudiciais.

Falhas na emissão de notas fiscais eletrônicas

Como a emissão correta de uma nota fiscal eletrônica depende do preenchimento exato de campos como PIS, ISS e CONFINS, este processo está sujeito a falhas comuns. E, claro, erros na emissão das notas fiscais eletrônicas também podem prejudicar uma empresa, fazendo-a pagar impostos desnecessários ou mesmo serem notificadas pelos órgãos de fiscalização.
A automatização do processo de emissão dessas notas através de um sistema de gestão contábil evita esse tipo de erro e é um diferencial importante para os contadores e escritórios frente aos clientes em potencial.

Fonte: contabeis.com.br

ESCLAREÇA AS DUVIDAS SOBRE A CONTABILIDADE DA SUA EMPRESA

A micro empresa precisa fazer contabilidade?

A dispensa da escrituração contábil está prevista somente na legislação do Imposto de Renda, no que se refere aos tributos federais. Os demais dispositivos legais, tais como Código Comercial, Lei das Falências, Legislação Previdenciária, entre outros, continuam exigindo que as empresas mantenham sua contabilidade. A escrituração contábil atende à legislação e padrões estabelecidos pelas Normas Brasileiras de Contabilidade.

Quais são as informações que a contabilidade pode fornecer para a análise e planejamento financeiro da empresa?

A contabilidade gera as seguintes informações: demonstração de resultados da empresa, fluxo de caixa, balanço patrimonial, entre outros. Por meio desses instrumentos se faz a análise da situação patrimonial da empresa e um planejamento financeiro adequado.

Posso fazer minha contabilidade sozinho?

É importante que você adquira conhecimentos de contabilidade. É difícil prescindir completamente do profissional contabilista, pois nossa legislação estipula várias obrigações comerciais, tributárias, fiscais, trabalhistas, previdenciárias, etc., algumas das quais requerem a presença desse profissional.

Quais são as responsabilidades do contador?

O contabilista responde pela veracidade das informações contábeis e financeiras da empresa, pelas obrigações de ordem legal e pelas assumidas contratualmente.

A natureza jurídica da responsabilidade pode ser contratual e extracontratual. A primeira se aplica ao profissional liberal, em que as obrigações fazem parte das cláusulas de um contrato e a segunda, se o profissional violar o dever legal, previsto pelas normas do Conselho Federal de Contabilidade.

Caso o contabilista pratique atos dolosos - com intenção, ou que assuma o risco de provocar danos à sociedade, ou terceiros - será responsável solidário com o empresário, isto é, respondem o contador e o empresário pelos prejuízos causados a terceiros.

O que é margem de contribuição?

É o valor, ou percentual, que sobra das vendas, menos o custo direto variável e as despesas variáveis. A margem de contribuição representa o quanto a empresa tem para pagar as despesas fixas e gerar o lucro líquido.

O que são bens ativos e passivos?

Ativos são os bens e direitos que a empresa tem num determinado momento, tais como:

- Caixa: valores monetários existentes, como, por exemplo dinheiro, cheques, ticket, saldo em conta corrente bancária, ou aplicação financeira.

- Duplicatas a Receber: duplicatas que a empresa tem a receber, decorrentes das suas vendas a prazo.

- Estoques: mercadorias/produtos destinados à venda, pelo custo de aquisição.

- Imobilizado: ativos fixos que a empresa utiliza para a realização de suas atividades, menos o valor da depreciação.

Passivos são as dívidas que a empresa tem num determinado momento, tais como:

- Empréstimos: valores que a empresa está devendo para as instituições financeiras, como, por exemplo empréstimos, ou financiamentos.

- Duplicatas a Pagar: valores das duplicatas que a empresa está devendo, decorrente da aquisição de mercadorias/produtos a prazo.

- Contas a Pagar: valores que a empresa está devendo, sejam impostos sobre as vendas, salários/encargos, etc.

Como calcular a quantidade mínima que devo vender?

O volume mínimo a ser vendido pela empresa é o ponto de equilíbrio, que é calculado da seguinte 

forma:

- Total Despesas Fixas, dividida pela % Margem de Contribuição;

Margem de Contribuição é a porcentagem que sobra das vendas, menos o custo das mercadorias vendidas, menos as despesas variáveis.

Como calcular a margem de lucro média para a minha atividade?

O lucro é o que sobra das vendas, menos o custo das mercadorias vendidas, menos as despesas variáveis, menos as despesas fixas, inclusive o pró-labore. Cada tipo de atividade tem uma margem de lucro. Entretanto, considerando micro e pequenas empresas de varejo, o lucro esperado varia de 5% a 10% sobre as vendas.  Salientamos que o lucro destina-se a remunerar o capital investido na empresa. É desejável que esse capital investido seja remunerado por volta de 2% a 4% ao mês.

                                                                                                                                                               

O que é lucratividade e rentabilidade?

Lucratividade indica o percentual de ganho obtido sobre as vendas realizadas. A lucratividade esperada para micro e pequenas empresas é de 5% a 10% sobre as vendas. Rentabilidade indica o percentual de remuneração do capital investido na empresa. A rentabilidade esperada para micro e pequenas empresas é de 2% a 4% ao mês sobre investimento.

Como calcular a necessidade do capital de giro?

A necessidade de capital de giro da empresa é calculada das seguintes formas:

 1. Através do saldo das contas no Balanço Patrimonial:

NCG = "Valor" das Contas a Receber + Valor em Estoque - Valor das Contas a Pagar.

Exemplo: Contas a Receber: R$ 25.000,00 + Estoques R$ 40.000,00 - Contas a Pagar R$ 35.000,00 = "Necessidade" Capital de Giro: R$ 30.000,00.

2. Através do Ciclo Financeiro (Prazo Médio de Estoques + Prazo Médio de Recebimentos ? Prazo Médio de Pagamentos).

NCG = "Ciclo" Financeiro x Valor das Vendas por Dia PM Recebimentos 30 dias + PM Estoques 45 dias - PM Pagamentos 35 dias =" Ciclo" Financeiro: 40 dias

Vendas por dia: R$ 750,00 = "Necessidade" Capital de Giro: R$ 30.000,00 (R$ 750,00 x 40 dias).

A escolha por um dos métodos depende das necessidades do momento. O cálculo, através do ciclo financeiro, possibilita mais facilmente prever a necessidade de capital de giro em função de uma alteração nas políticas de prazos médios, ou no volume de vendas.

As pequenas empresas também estarão obrigadas à emissão de nota fiscal eletrônica?

A obrigatoriedade de nota fiscal eletrônica ocorre pela atividade prestada pela empresa. Em muitos casos em que se enquadram dentro das exigências da legislação poderá ser concedida a dispensa de nota fiscal eletrônica.

Como cancelar uma nota fiscal?

Notas fiscais manuais – para ocorrer o cancelamento todas as vias devem permanecer grampeadas no bloco. Para nota fiscal eletrônica – deve estar no prazo máximo estipulado que é de 7 dias, e o cancelamento é feito através do próprio programa emissor. Sendo que para o cancelamento de ambas ainda não pode ter ocorrido a saída da mercadoria.

Por quanto tempo devo guardar as notas e livros fiscais?

Notas fiscais deve ser guardadas no mínimo por 5 anos, já os livros de escrituração fiscal devem ser guardados por 10 anos.

Saiba quais documentos necessários para comprovar seu imposto de renda

Antes de fazer a declaração do Imposto de Renda 2015 (ano-base 2014), o contribuinte deve providenciar todos os documentos necessários para acertar as contas com a Receita Federal. Fazer isso com antecedência é o melhor caminho para facilitar o preenchimento do programa, recomendam consultores tributários.

As declarações deste ano começaram a ser recebidas pelo Fisco desde 1º de março e o prazo final de apresentação dos documentos é dia 30 de abril.

Entre os documentos mais importantes que o contribuinte deve ter em mãos estão os comprovantes de rendimentos fornecidos pelas fontes pagadoras (empresas e instituições financeiras).

Se eles não tiverem sido fornecidos até o fim de fevereiro, o contribuinte deve exigir diretamente com a empresa ou órgão responsável. Nos casos em que os rendimentos não retiveram imposto na fonte – como informes de contas correntes de bancos, créditos da Nota Fiscal Paulista ou reembolsos de planos de saúde, é de responsabilidade do contribuinte pedir as informações.

São exemplos os comprovantes de salários, aluguéis, pensão, dentre outros rendimentos recebidos, e os informes de rendimentos financeiros, que, além das rendas, indicam os saldos de conta corrente, poupança, aplicações em fundos de investimento e previdência privada.

Os comprovantes de despesas que permitem deduzir os valores pagos da base de cálculo do IR também devem ser providenciados por quem optar por fazer a declaração completa.

Este modelo substitui a declaração com desconto simplificado de 20%, mais indicado para quem não possui grandes despesas dedutíveis previstas pela Receita. Em 2015 (ano-base 2014), o limite do desconto será de R$ 15.880,89.

Pelo modelo completo, podem ser abatidas do IR apenas despesas com saúde (consultas médicas, odontológicas, cirurgias etc) e instrução (cursos de educação oficial como ensino médio e graduação, excluindo-se cursos livres como idiomas). Estes gastos podem ser próprios e dos dependentes.

Outros documentos que devem estar em poder do contribuinte são os comprovantes de operações de compra e venda de ativos de valor, como imóveis e veículos, que tenham sido feitas no ano-calendário de 2014.

PRINCIPAIS DOCUMENTOS PARA FAZER A DECLARAÇÃO DO IMPOSTO DE RENDA 2015:

INFORMES DE RENDIMENTOS

ü  Salários ou pró labore (para autônomos)Aposentadoria ou pensão do INSS

ü  Investimentos (aplicações financeiras tributáveis)

ü  Aluguéis recebidos de bens móveis e imóveis

BENS E DIREITOS

ü  Documentos que comprovem a compra ou venda de imóveis, veículos e outras posses, extrato de conta bancária

COMPROVANTES DE DESPESAS

ü  Recibos ou notas que comprovem gastos com educação e saúde (para abatimento)

OUTROS

ü  Comprovantes de dívidas contraídas ou pagas no ano-base 2015

ü  Informe de pensão alimentícia

ü  Comprovantes de doações ou herança recebida

ü  Apuração mensal do imposto no ganho de capital (lucro) com compra e venda de ações.

Organize seus documentos e faça seu Imposto de Renda com a ACR.

Fontes: Portal G1 e Receita Federal

Site da Receita Federal: http://idg.receita.fazenda.gov.br/

6 dicas de como escolher seu escritório de contabilidade

1.      Opte por escritórios que atuam por nicho 

Alguns escritórios costumam trabalhar com nichos de atuação. Isso porque alguns segmentos possuem exigências fiscais diferenciadas, assim como outras especificações de trabalho. Trabalhar com escritórios de contabilidade que tenham esta linha de atuação é uma grande vantagem, afinal, eles já conhecem os detalhes da área de atuação de sua empresa e poderão propor soluções mais eficientes para resolver imprevistos ou mesmo as questões cotidianas.

2.      Avalie os casos ou segmentos de clientes atendidos

Caso não seja possível contar com um escritório de contabilidade que atue com nichos específicos, uma boa dica é avaliar os clientes por ele atendidos. Isso demonstrará não apenas a competência do fornecedor, mas também as experiências adquiridas.

3.      Verifique se o escritório prevê consultoria financeira

Apesar de não ser um requisito indispensável, saber que você poderá contar com o apoio de uma consultoria financeira, caso seja necessário, é importante. Afinal, mesmo com uma boa elaboração dos demonstrativos, você pode não saber qual a melhor decisão a ser tomada.

4.      Peça referências sobre os escritórios selecionados 

Com a relação dos clientes atendidos pelos escritórios de contabilidade em mãos, entre em contato com alguns deles e peça informações sobre a experiência vivenciada. Verifique o apoio prestado, os processos, a agilidade, dentre outras questões que possam vir a ser um diferencial em sua escolha.

5.      Obtenha indicações de pessoas diferentes 

Realizar uma busca pela web é válido. Mas caso você tenha contato com outros empreendedores, uma excelente opção é pedir indicação de colegas, amigos e até mesmo dos familiares. Os escritórios contábeis lidam com informações muito valiosas sobre a sua empresa. Por isso, é preciso contar com um fornecedor de confiança.

6.       Vá visitar o escritório do contador

Uma empresa de contabilidade que atende bem os seus clientes tem organização, processos bem definidos e uma equipe bem treinada. Esses itens em 95% das vezes se traduz em um ambiente de trabalho organizado e limpo. Tenha dois pés atrás com contadores que trabalham em ambientes caóticos, pois dificilmente é possível oferecer um bom serviço dessa forma.

Micro e pequenas empresas precisam de contador?

Para essa pergunta a resposta é simples e depende principalmente do seu objetivo. Se o que deseja é um profissional para recolher os impostos e tributos da empresa é altamente recomendável recorrer a um escritório de contabilidade. Essa alternativa evita a preocupação com temas operacionais relacionado a gerenciar uma pessoa a mais em sua empresa.

Em quais áreas o contador pode atuar na sua empresa?

O papel do contador na sua empresa é uma mão amiga na questão financeira. A função do contador também pode ir além do simples cumprimento das leis e recolhimento de impostos. E assim, ser responsável pela inteligência financeira da sua empresa, alguém com uma visão mais ampla e estratégica das questões contábeis, tributárias e financeiras, em suma, seu braço direito para esses temas. Entre seus papéis, eu destacaria:
– planejamento tributário
– análise do desempenho da empresa
– gestão de riscos (trabalhistas, tributários e financeiros)
– cumprimento das leis e recolhimento dos impostos devidos

Deve ser uma pessoa dinâmica, inquieta e que sempre busque se atualizar e ficar atento não só à legislação, mas também aos negócios e contexto da empresa. E, mais importante do que tudo, deve ser uma pessoa que de sua total confiança. Infelizmente, os profissionais com esse perfil no mercado são uma minoria, mas isso não significa que você não consiga achar um.

Fonte: Pequenas Empresas e Grandes PODE ATUAR NA SUA EMPRESA?